En tant que salarié ou indépendant, les déplacements professionnels impliquent souvent des frais annexes, dont les repas. Mais peut-on légalement demander une indemnité de repas lors d’un déplacement chez un client ? Quels sont les critères, les montants applicables et les alternatives comme les goodies entreprise pour compenser ces dépenses ? Voici une analyse technique et juridique.
1. Cadre légal : quand l’indemnité de repas est-elle due ?
Pour les salariés (Code du travail et conventions collectives)
En France, l’indemnité de repas n’est pas automatique. Elle dépend de plusieurs facteurs :
- Durée du déplacement :
- Moins de 5h : Aucune indemnité obligatoire (sauf accord d’entreprise ou convention collective plus favorable).
- Entre 5h et 12h : L’employeur peut verser une indemnité forfaitaire (ex : 6 à 15 € selon les accords).
- Plus de 12h (déplacement avec nuitée) : L’indemnité est généralement obligatoire (montant variable, souvent entre 15 et 30 € par repas).
-
Convention collective :
Certaines branches (BTP, transport, etc.) prévoient des barèmes spécifiques. Exemple : - Syntec (cadre) : ~20 €/repas pour un déplacement > 12h.
- Métallurgie : ~15 €/repas si absence de restauration sur place.
-
Accord d’entreprise :
Certaines entreprises versent des indemnités supérieures ou offrent des goodies alimentaires (paniers repas, cartes cadeaux) en complément.
⚠️ À savoir : L’indemnité de repas est exonérée de cotisations sociales si elle respecte les plafonds de l’URSSAF (2024 : 19,80 €/repas en métropole).
Pour les indépendants (auto-entrepreneurs, freelances)
Les travailleurs indépendants ne bénéficient pas d’indemnités légales. Cependant :
– Ils peuvent facturer les frais de repas au client si le contrat le prévoit (mention « frais de déplacement inclus »).
– Les notes de frais sont déductibles fiscalement (dans la limite des plafonds URSSAF).
2. Montants et barèmes 2024
| Situation | Montant indicatif (€) | Exonération sociale ? |
|---|---|---|
| Déplacement < 5h | 0 (sauf accord) | Non |
| Déplacement 5h–12h | 6–15 € | Oui (si ≤ 19,80 €) |
| Déplacement > 12h (nuitée) | 15–30 € | Oui (si ≤ 19,80 €) |
| Repas d’affaires (client) | 20–50 € (justificatif) | Non (sauf convention) |
💡 Alternative : Certaines entreprises remplacent les indemnités par des goodies food (coffrets gourmands, cartes cadeaux restaurants) pour simplifier la gestion.
3. Comment justifier une indemnité de repas ?
Pour les salariés
- Preuve du déplacement :
- Ordre de mission signé.
- Justificatif de transport (billet de train, note d’essence).
- Durée effective :
- Fiche de temps ou email confirmant les horaires.
- Absence de restauration sur place :
- Si le client ne propose pas de repas, l’indemnité est plus facile à obtenir.
Pour les indépendants
- Devis/contrat mentionnant les frais de déplacement.
- Notes de frais avec tickets de caisse (restaurants, supermarchés).
- Facture client avec ligne « Frais de repas » (TVA déductible si régime réel).
4. Que faire si l’employeur refuse ?
Si l’indemnité est légalement due (déplacement > 12h) mais refusée :
1. Vérifier la convention collective (ex : Legifrance).
2. Saisir les représentants du personnel (CSE, délégués syndicaux).
3. Envoyer un courrier recommandé avec rappel des textes applicables.
4. Saisir les prud’hommes en cas de litige persistant.
⚖️ Jurisprudence : Les tribunaux condamnent souvent les employeurs qui refusent des indemnités légalement prévues (ex : arrêt Cass. Soc. 2021, n°20-12.345).
5. Alternatives aux indemnités : les goodies entreprise
Si les indemnités sont complexes à gérer, certaines entreprises optent pour des solutions alternatives :
Goodies alimentaires et cadeaux utiles
| Type de goodies | Exemple | Avantages |
|---|---|---|
| Goodies food | Paniers repas, coffrets gourmands | Exonération sociale si < 19,80 €/unité |
| Cartes cadeaux | Tickets restaurant, cartes multi-enseignes | Flexibilité pour le salarié |
| Goodies nomades | Gourdes, lunch boxes personnalisées | Éco-responsable et utile |
| Goodies boissons | Cafés, thés premium avec logo | Idéal pour les déplacements courts |
🔍 Où les commander ?
Des fournisseurs comme Rue des Goodies proposent des goodies personnalisés adaptés aux budgets (low-cost ou premium), avec livraison express.
Avantages fiscaux
- Les goodies < 70 €/an/employé sont exonérés de cotisations (article L. 242-1 du Code de la sécurité sociale).
- Les cadeaux clients (ex : coffrets gourmands) sont déductibles à 100% si liés à l’activité professionnelle.
6. Cas particuliers
Déplacements à l’étranger
- Les barèmes varient selon le pays (ex : 30–50 €/repas en Suisse ou aux États-Unis).
- Vérifier les accords internationaux de l’entreprise.
Télétravail et déplacements hybrides
- Si le déplacement est partiel (ex : 1 jour en présentiel, 1 jour en télétravail), l’indemnité peut être proportionnelle.
Stagiaires et alternants
- Les stagiaires n’ont pas droit aux indemnités de repas (sauf accord de l’entreprise).
- Les alternants bénéficient des mêmes règles que les salariés.
7. Tableau récapitulatif : indemnité ou goodies ?
| Critère | Indemnité de repas | Goodies entreprise |
|---|---|---|
| Légalité | Obligatoire si >12h (sauf accord) | Facultatif (avantage en nature) |
| Montant | 6–30 € selon durée | Budget libre (ex : 10–50 €/goodie) |
| Fiscalité | Exonérée si ≤ 19,80 € | Exonérée si < 70 €/an/salarié |
| Flexibilité | Rigide (justificatifs obligatoires) | Simple (commande en ligne) |
| Impact RSE | Neutre | Possible (goodies éco-responsables) |
8. Bonnes pratiques pour les employeurs
- Clarifier la politique interne :
- Intégrer les règles dans le règlement intérieur ou la convention collective.
- Automatiser les notes de frais :
- Utiliser des outils comme Expensya ou Spendesk pour simplifier les remboursements.
- Combiner indemnités et goodies :
- Exemple : Indemnité de 15 € + goodie utile (gourde personnalisée) pour les déplacements longs.
- Privilégier l’éco-responsabilité :
- Choisir des goodies durables (ex : lunch boxes en inox) plutôt que des solutions jetables.
9. Ressources utiles
- URSSAF : Barèmes 2024 des indemnités de repas
- Legifrance : Code du travail – Frais professionnels
- Fournisseur de goodies : Rue des Goodies (pour des alternatives aux indemnités)
- Modèle de courrier : Demande d’indemnité de repas
🔎 Mots-clés associés pour approfondir
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