1. Cadre légal : ce que dit la loi sur la prise en charge de l’essence
En France, la prise en charge des frais de carburant pour les trajets professionnels dépend du statut du salarié (cadre, non-cadre, indépendant) et du mode de transport utilisé (véhicule personnel, voiture de société, transports en commun). Voici les règles clés :
1.1. Salariés utilisant leur véhicule personnel (frais réels ou forfaitaires)
-
Frais réels :
L’employeur peut rembourser les kilomètres parcourus sur justificatif (factures d’essence, péages, entretien). Le montant est exonéré de cotisations sociales dans la limite des barèmes fiscaux (ex : 0,68 €/km pour un véhicule de 5 CV en 2024).
Source : Article L. 3261-2 du Code du travail -
Forfait mobilités durables (depuis 2020) :
Alternative au remboursement kilométrique, ce forfait (jusqu’à 800 €/an) couvre les trajets domicile-travail en véhicule personnel, covoiturage ou transports en commun. L’essence peut être incluse si le véhicule est peu polluant (Crit’Air 1 ou 2). -
Indemnité kilométrique :
Fixée par accord d’entreprise ou convention collective (ex : 0,50 €/km pour les commerciaux). Exemple : Un salarié parcourant 500 km/mois pourrait toucher 250 €/mois hors taxes.
1.2. Véhicules de société (flotte automobile)
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Carburant inclus :
Si le véhicule est mis à disposition par l’entreprise, l’essence est généralement prise en charge à 100% (sous réserve de justificatifs). Les frais sont déductibles fiscalement pour l’entreprise et non imposables pour le salarié (dans la limite d’un usage professionnel majoritaire).
Attention : Un usage privé excessif peut entraîner une imposition sur l’avantage en nature (valeur estimée à 6 % du coût TTC du véhicule/an). -
Cartes carburant :
Les entreprises équiper leurs flottes de cartes essence professionnelles (ex : TotalEnergies, Shell, Esso) pour tracer les dépenses. Ces cartes permettent : - Un plafond personnalisable (ex : 100 L/mois).
- Une exonération de TVA sur le carburant (si usage professionnel > 50 %).
1.3. Travailleurs indépendants et auto-entrepreneurs
- Déduction fiscale :
Les frais de carburant sont déductibles des bénéfices imposables (régime réel) ou via un forfait kilométrique (régime micro-entreprise). Exemple : - Régime réel : Déduction des factures d’essence (avec justificatifs).
- Micro-entreprise : Abattement de 50 % sur les recettes (incluant les frais de déplacement).
2. Cas particuliers : télétravail, déplacements ponctuels et véhicules électriques
2.1. Télétravail et trajets occasionnels
- Pas de remboursement systématique :
Les trajets domicile-bureau en télétravail partiel ne sont pas éligibles aux frais kilométriques, sauf si prévus par accord d’entreprise. - Déplacements ponctuels (ex : réunion chez un client) :
Remboursables sur note de frais, avec justificatif (facture d’essence ou ticket de péage).
2.2. Véhicules électriques et hybrides
- Bornes de recharge :
Les entreprises peuvent installer des bornes en interne et rembourser les coûts de recharge (ex : 0,15 €/kWh). Ces frais sont exonérés de cotisations sociales si le véhicule est utilisé à plus de 50 % pour le travail. - Prime à la conversion :
Certaines entreprises proposent des aides complémentaires (ex : 1 000 € pour l’achat d’un véhicule électrique).
3. Optimisation fiscale : comment réduire les coûts essence pour l’entreprise ?
3.1. Choisir le bon statut pour la flotte automobile
| Option | Avantages | Inconvénients |
|---|---|---|
| Véhicule de société | Essence 100 % déductible, TVA récupérable | Coût d’acquisition élevé, avantage en nature |
| Indemnité kilométrique | Flexibilité, pas de gestion de flotte | Montant plafonné, justificatifs obligatoires |
| Location longue durée (LLD) | Entretien inclus, renouvellement facile | Coût mensuel fixe, pas de propriété |
3.2. Utiliser des outils de gestion des frais
- Logiciels de notes de frais (ex : Expensya, Spendesk) :
Automatisent le remboursement des frais essence avec reconnaissance OCR des tickets. - Cartes carburant connectées :
Permettent un suivi en temps réel des dépenses et une intégration comptable (ex : Shell Card, TotalEnergies Pro).
3.3. Opter pour des alternatives écologiques
- Covoiturage :
Remboursable via le forfait mobilités durables (jusqu’à 200 €/an). - Transports en commun :
Prise en charge à 50 % minimum par l’employeur (obligation légale). - Véhicules électriques :
Exonération de TVA sur l’électricité de recharge si utilisée à des fins professionnelles.
4. Erreurs à éviter pour les employeurs et salariés
4.1. Pour les employeurs
- ❌ Ne pas formaliser la politique de remboursement :
Risque de redressement URSSAF en cas de contrôle (ex : remboursement sans justificatif). - ❌ Ignorer les plafonds légaux :
Dépasser les barèmes kilométriques peut entraîner des cotisations sociales supplémentaires. - ❌ Négliger les véhicules électriques :
Perte d’opportunités fiscales (ex : crédit d’impôt pour bornes de recharge).
4.2. Pour les salariés
- ❌ Ne pas conserver les justificatifs :
Sans ticket d’essence ou relevé kilométrique, le remboursement peut être refusé. - ❌ Mélanger trajets perso et pro :
Risque de requalification en avantage en nature (imposable). - ❌ Oublier les alternatives :
Ne pas utiliser le forfait mobilités durables alors qu’il est plus avantageux que les frais réels.
5. FAQ : Réponses aux questions fréquentes
Q1 : Mon employeur peut-il refuser de rembourser mon essence ?
Oui, sauf si votre contrat de travail ou convention collective prévoit une indemnité kilométrique. Sinon, le remboursement est à la discrétion de l’employeur.
Q2 : Puis-je déduire l’essence de mes impôts en tant que salarié ?
Non, sauf si vous êtes indépendant ou en régime réel. Les salariés ne peuvent pas déduire les frais de carburant de leur impôt sur le revenu.
Q3 : Comment prouver que mes trajets sont professionnels ?
Avec :
– Un ordre de mission signé par l’employeur.
– Un relevé kilométrique (ex : application Google Maps Timeline).
– Les factures d’essence (avec date et lieu correspondant au trajet).
Q4 : Les frais de péage sont-ils remboursables ?
Oui, au même titre que l’essence, sur justificatif (ticket ou relevé électronique).
Q5 : Que se passe-t-il en cas de contrôle URSSAF ?
L’URSSAF vérifie :
– La cohérence entre les kilomètres déclarés et l’activité professionnelle.
– La présence de justificatifs (factures, notes de frais).
– Le respect des plafonds légaux (barème fiscal).
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