La réduction des emails au profit d’outils de messagerie instantanée (Slack, Teams, etc.) est une tendance croissante en entreprise, motivée par des gains de productivité et une communication plus agile. Mais peut-on aller plus loin en incitant financièrement les collaborateurs à adopter cette transition ? Entre primes internes, goodies personnalisés comme récompense, et avantages fiscaux, explorons les solutions existantes et leur cadre légal.
1. Les avantages de remplacer les emails par le chat en entreprise
Avant d’envisager une prime, il est crucial de comprendre pourquoi les entreprises poussent à cette transition :
- Gain de temps : Les emails représentent 28 % du temps de travail (source : McKinsey), contre 10 % pour les outils de chat (Slack).
- Réduction du stress : Moins de notifications asynchrones et plus de conversations en temps réel.
- Collaboration renforcée : Intégration d’outils (fichiers partagés, vidéoconférence) directement dans les chats.
- Écologie : Un email émet 10 g de CO₂ (ADEME), contre 0,2 g pour un message Slack.
→ Conséquence : Certaines entreprises récompensent cette transition via des bonus, des cadeaux d’entreprise, ou des goodies personnalisés.
2. Peut-on légalement verser une prime pour réduire les emails ?
En France, une prime pour réduction des emails n’est pas encadrée par un texte spécifique, mais plusieurs dispositifs existent :
A. Prime interne (accord d’entreprise ou décision unilatérale)
- Possible si intégrée dans :
- Un accord d’entreprise (négocié avec les syndicats).
- Une décision unilatérale de l’employeur (sous réserve d’équité).
- Exemple : Une entreprise peut verser 50 €/mois aux salariés réduisant leur volume d’emails de 30 %, avec suivi via des outils comme Microsoft Viva Insights.
- Attention : Doit respecter le principe d’égalité de traitement (mêmes critères pour tous).
B. Avantages en nature (goodies, chèques-cadeaux)
Si une prime en argent est complexe à mettre en place, les cadeaux d’entreprise sont une alternative :
– Goodies personnalisés (mugs, power banks, carnets éco-responsables) pour les top contributeurs au chat.
– Chèques-cadeaux (Culture, Sport, Bien-être) pour les équipes les plus engagées.
– Avantage fiscal : Exonération de cotisations sociales si le montant reste inférieur à 5 % du PASS (soit ~210 €/an en 2024).
🔹 Exemple concret :
« Chez [NomEntreprise], les 10 % d’employés ayant le plus réduit leurs emails reçoivent un coffret goodies haut de gamme (casque audio personnalisé + tote bag éco-responsable) chaque trimestre. »
C. Subventions publiques et écologie
Certaines collectivités ou dispositifs RSE peuvent financer des primes vertes :
– Aides de l’ADEME pour les démarches zéro email (dans le cadre d’une politique RSE globale).
– Crédits d’impôt si la réduction des emails s’inscrit dans une stratégie bas carbone.
3. Comment mesurer et récompenser la réduction des emails ?
Pour éviter les abus, voici une méthodologie concrète :
| Critère | Outil de mesure | Récompense possible |
|---|---|---|
| Nombre d’emails envoyés | Outlook/Google Analytics | Prime proportionnelle (ex : -10 emails = +5 €) |
| Taux de réponse par chat | Slack/Teams Analytics | Goodies high-tech (clé USB personnalisée) |
| Temps gagné | Toggl, RescueTime | Jour de télétravail supplémentaire |
| Feedback collaborateurs | Enquête interne | Cadeau collaborateur (box bien-être) |
💡 Bonus : Certaines entreprises utilisent des classements internes avec des badges virtuels (ex : « Champion du Chat ») pour motiver les équipes, couplés à des goodies personnalisés pour les meilleurs.
4. Quels goodies offrir pour motiver la transition ?
Pour maximiser l’adhésion, privilégiez des cadeaux utiles et durables :
🔹 Goodies éco-responsables (pour une démarche RSE)
- Gourde personnalisée (réutilisable, logo entreprise).
- Carnets en papier recyclé avec stylo en bambou.
- Tote bag en coton bio (pour remplacer les sacs plastiques).
🔹 Goodies high-tech (pour les digital natives)
- Power bank personnalisé (avec gravure du nom).
- Clé USB en bois (stockage + éco-conception).
- Casque audio sans fil (pour les appels en chat).
🔹 Goodies bien-être (pour réduire le stress)
- Box détente (thé bio, bougie, masque de sommeil).
- Abonnement à une appli de méditation (Petit Bambou, Headspace).
- Bon pour un massage (en partenariat avec un centre).
🔗 Où les commander ?
Des fournisseurs spécialisés comme Rue des Goodies proposent des goodies personnalisés en gros, avec des options éco-responsables et made in France.
5. Études de cas : Des entreprises qui l’ont fait
📌 Atos (France) – « Zero Email »
- Objectif : Supprimer les emails internes d’ici 2024.
- Méthode : Migration vers Microsoft Teams + primes symboliques (goodies, jours de congés).
- Résultat : -60 % d’emails en 2 ans.
📌 Shopify (Canada) – « Chat-First Culture »
- Stratégie : Désactivation des emails internes + récompenses en actions pour les adopteurs précoces.
- Impact : +20 % de productivité sur les projets collaboratifs.
📌 Une PME française (anonyme) – Goodies + Prime
- Système :
- -30 % d’emails = 50 € de chèque-cadeau.
- -50 % d’emails = Goodies premium (montre connectée personnalisée).
- Bilan : 80 % des salariés ont réduit leur usage en 6 mois.
6. Risques et limites à anticiper
| Risque | Solution |
|---|---|
| Inéquité entre services | Adapter les objectifs par métier (ex : commercial vs. RH). |
| Surveillance perçue | Anonymiser les données et communiquer clairement. |
| Coût des récompenses | Privilégier les goodies pas chers mais impactants (stylos, mugs). |
| Résistance au changement | Former les équipes et montrer les bénéfices concrets. |
7. Comment lancer un tel projet dans son entreprise ?
- Audit initial : Mesurer le volume d’emails avec Microsoft 365 Analytics ou Gmelius.
- Pilote : Tester sur un service (ex : IT ou Marketing) avec des récompenses symboliques (goodies).
- Communication : Expliquer les gains (temps, écologie, bien-être) via des supports visuels (affiches, emails ironiques).
- Échelle progressive :
- Phase 1 : Récompenser les early adopters (goodies).
- Phase 2 : Étendre avec des primes trimestrielles.
- Phase 3 : Intégrer dans la politique RSE pour des aides publiques.
- Évaluation : Ajuster en fonction des retours collaborateurs et des KPIs.
📌 En résumé : Oui, c’est possible !
- Légalement : Via des primes internes ou des avantages en nature (goodies).
- Fiscalement : Exonération possible si < 210 €/an.
- Stratégiquement : Associer récompenses matérielles (cadeaux d’entreprise) et immaterialles (reconnaissance, flexibilité).
- Écologiquement : Un argument fort pour obtenir des subventions RSE.
🚀 Prochaine étape : Commandez des échantillons de goodies sur Rue des Goodies pour tester l’adhésion de vos équipes !